Jan. 2012 von Karl-Heinz Osmer, Softwareentwickler in D-64521 Groß-Gerau
Messen haben für Besucher den Zweck, sich über neue Entwicklungen und Bezugsquellen zu informieren. Aussteller wollen Kontakte knüpfen oder vertiefen, um ihre Produkte und Dienstleistungen verkaufen zu können. Beiden Parteien sitzt die Zeit im Nacken, denn eine Messe ist nach wenigen Tagen vorbei. Da ist es ärgerlich, wenn der Besucher auf einen freien Gesprächspartner wartet und sich dann doch entschließt, erstmal zum nächsten Aussteller seines Interesses zu gehen. Wenn das mehrfach passiert, ist schnell eine Stunde ungenutzt verstrichen. Der Aussteller könnte zu einem Zeitpunkt mehr Gespräche führen, als Mitarbeiter am Stand sind, zu einem anderen Zeitpunkt warten die Mitarbeiter auf Besucher.
Für beide Parteien machen vorgeplante Gesprächstermine Sinn.
Für die Fachmesse "bfp Forum" entwickle ich seit 2003 eine internetfähige Optimierungssoftware. Der Auftrag kam 2002 durch die Empfehlung eines Kunden zustande, und im ersten Jahr war ich Mitarbeiter des Eventteams, um die Messe kennenzulernen und ein veraltetes Programm zu bedienen, das durch die neue Software abgelöst werden sollte. Das Programmsystem hat der Auftraggeber tm3 genannt, die dritte Version seines Termin-Managements nach manueller Planung und dem alten Programm.
Vorbereiten einer Messe
Nachdem der Ausstellerkatalog der Messe veröffentlicht ist, melden sich Besucher verbindlich an und geben ihre Wünsche an. Das beginnt mit Hotelreservierungen und Anwesenheitstagen, die zunächst in ein separates Abrechnungssystem eingehen.
Grundlage der Terminierung sind die Zeiteinheiten der Messe, sogenannte Slots.
Datenimport und Besuchergruppen.
Nach Festlegung der Slots werden Aussteller und Besucher von tm3 importiert. Dort ist zunächst die Firma, die Person und die Anwesenheitszeit von Interesse. Jede Person erhält ihren individuellen Plan mit Anwesenheitsslots. Mehrere Besucher derselben Firma bilden eine Besuchergruppe, die gleiche Interessen gemeinsam wahrnimmt. Besuchergruppen können manuell um weitere Personen ergänzt werden. Zum Beispiel bei Firmen eines Konzerns oder befreundeten Organisationen.
Besucherwünsche zu Gesprächen und Events.
Auf einem Fragebogen kreuzen Besucher an, mit welchen Ausstellern Kontakt gewünscht wird.
Zeitgleich zum Messebetrieb laufen für Besucher auch Vorträge und Workshops mit begrenzter Teilnehmerzahl. Ebenso ist die Kapazität beim Mittagstisch begrenzt, beides muss in die Planung einfließen.
Auch die Eventwünsche werden angekreuzt, der Fragebogen an das Messebüro gefaxt und eingegeben. Die direkte Eingabe im Internet wäre möglich, wird aber z.Z. nicht gewünscht.
Buchungen: Wünsche werden zu Terminen.
Gesprächs- und Eventwünsche können automatisch und manuell gebucht werden. Bei den Automatikbuchungen sind zahlreiche Parameter möglich. Es ist nicht erstrebenswert, Termine lückenlos zu vereinbaren, dann herrscht am ersten Tag Hektik und am Ende des zweiten Tags Langeweile. Ebenso ist es unsinnig, anreisenden Besuchern frühe Termine zu geben, die dann wegen Verkehrsstau nicht eingehalten werden. Die frühen Termine gehen also an die Hotelgäste.
Eine besondere Buchungsproblematik bieten die Besuchergruppen. Jede Gruppe zerfällt in Untergruppen, nämlich die Personen, die gemeinsam zu einem Aussteller oder einem Event gehen wollen. Andere Personen dieser Gruppe haben frei oder nehmen zeitgleich andere Termine wahr. Und nicht alle Personen einer Gruppe haben dieselben Anwesenheitsslots.
100 Prozent der Wünsche kann man nicht erfüllen. Da gibt es Events, die mit den Anwesenheitszeiten des Besuchers nicht vereinbar sind oder mehr Wünsche als Anwesenheitsslots.
Engpässe bei den Ausstellern können rechtzeitig erkannt und gemeldet werden. In der Regel sind die Aussteller froh über starkes Interesse und stocken ihre Mannschaft auf.
Für neue, unbekannte Aussteller wird vom Messeteam telefonisch bei Besuchern aquiriert und Gesprächswünsche erzeugt.
Storno: Termine werden wieder Wünsche.
Um vor Messetermin verschiedene Auslastungen simulieren zu können, können Buchungen automatisch oder manuell storniert und mit anderen Parametern erneut gebucht werden. Auch Absagen von Besuchern sind vor und während der Messe zu stornieren und schaffen Lücken, auf die vielleicht andere Besucher warten. Während der Messe werden die dann per Handy über neue Termine informiert.
Aussteller werden per Kurier schriftlich über Storno und Neubuchungen benachrichtigt.
Ausgabe der Terminpläne
Besucher erhalten ihre endgültigen Terminpläne ein bis zwei Wochen vor Messebeginn per Mail. Bei der Registrierung erhalten sie mit den Messeunterlagen noch ein ausgedrucktes Exemplar.
Aussteller erhalten ihren vorläufigen Terminplan ebenfalls vor Messebeginn per Mail. Da sich Besucher verspätet anmelden und andere ihre Teilnahme absagen, sind Änderungen an der Tagesordnung. Am Messevorabend werden die Austeller- Terminpläne gedruckt und bei Registrierung ausgehändigt. Spätere Absagen und Neubuchungen werden einzeln schriftlich nachgereicht.